Δημόσια έγγραφα εθνικών και αλλοδαπών υπηρεσιών. Ποιοι διενεργούν επικύρωση/μετάφραση;

Της Αλίκης Δογάνου, 

Εν όψει της παρούσας χρονικής περιόδου, κατά την οποία δημοσιεύονται προκηρύξεις προσλήψεων φυσικών προσώπων σε διάφορους κλάδους, έχει διατυπωθεί ένας έντονος προβληματισμός. Τα φυσικά πρόσωπα που υποβάλλουν ηλεκτρονικές αιτήσεις στους Φορείς, που δημοσιεύουν κάθε προκήρυξη, οφείλουν να γνωρίζουν το σωστό τρόπο επικύρωσης και μετάφρασης (σε περίπτωση που πρόκειται για δημόσια έγγραφα προερχόμενα από Φορείς Κρατών εκτός των ελληνικών συνόρων), ώστε να καταθέτουν σωστό και άρτιο φάκελο.

Σημαντικό στοιχείο είναι να διακριθούν τα έγγραφα σε δύο κατηγορίες:

1. Έγγραφα που εκδίδονται από Ελληνικές Δημόσιες Αρχές
2. Έγγραφα που εκδίδονται από Αλλοδαπές Δημόσιες Αρχές

Η πρώτη κατηγορία εγγράφων καλύπτεται από το αρ 1 παρ 2. του Ν. 4250/2014 (Α’ 74), σύμφωνα με το οποίο καταργείται η υποχρέωση υποβολής -ως δικαιολογητικών- πρωτότυπων ή επικυρωμένων εγγράφων στο Δημόσιο, στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), στα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, στα Δικαστήρια όλων των βαθμών, στα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, στις δημόσιες επιχειρήσεις και στα νομικά πρόσωπα και στις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α. Η ίδια ρύθμιση ισχύει και για τις Υπηρεσιακές Συναλλαγές μεταξύ των αντίστοιχων φορέων.Αξίζει να σημειωθεί και λόγω της χρονικής περιόδου, ότι οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, όπως το ΑΣΕΠ, υποχρεούνται να εφαρμόζουν την προαναφερθείσα ρύθμιση και να αποδέχονται απλά αντίγραφα που εκδίδονται από Δημόσιους Φορείς του Ελληνικού Κράτους, αρκεί αυτά να είναι «ευανάγνωστα».

Επιπλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης είναι επίσης αποδεκτά. Σαφέστερα, ένα απολυτήριο Λυκείου μπορεί να φέρει σφραγίδα της οικείας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης.

Όσον αφορά στη δεύτερη κατηγορία πρέπει να γίνουν οι εξής διακρίσεις:

Α) Εάν το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο έχει εκδοθεί από Αρχή συμβαλλόμενης χώρας στη Σύμβαση της Χάγης του 1961, η οποία έχει κυρωθεί από την Ελλάδα με το Ν.1497/1984 (ΦΕΚ 108Α), σύμφωνα με την υφιστάμενη συμβατική υποχρέωση πρέπει να φέρει την επισημείωση Apostille.

Β) Εάν το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο προέρχεται από Αρχές χωρών που, μολονότι έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, η χώρα μας έχει εκφράσει αντιρρήσεις στην προσχώρησή τους αυτή και για όσο διάστημα δεν έχουν αυτές αρθεί, δηλαδή Κιργιζία, Μογγολία, Ουζμπεκιστάν, Περού και Τυνησία, αυτό επικυρώνεται μόνο από την αρμόδια ελληνική προξενική αρχή. Αρμόδια Προξενεία είναι: 1) Κιργιζία-Προξενικό Γραφείο Πρεσβείας Αστάνα (Καζακστάν), 2) Μογγολία-Προξενικό Γραφείο Πρεσβείας Πεκίνου, 3) Ουζμπεκιστάν-Γενικό Προξενείο Μόσχας, 4) Περού-Προξενικό Γραφείο Πρεσβείας Λίμα και 5) Τυνησία-Προξενικό Γραφείο Πρεσβείας Τύνιδας.

Γ) Εάν το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο προέρχεται από Αρχές χώρας που δεν είναι συμβαλλόμενη στη Σύμβαση της Χάγης ή πρόκειται για δημόσιο έγγραφο που εξαιρείται ρητώς από το κείμενο της Σύμβασης ως προς την επίθεση επισημείωσης Αpostille, (π.χ. έγγραφα που εκδίδονται από Διπλωματικούς ή Προξενικούς πράκτορες, διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη), απαιτείται, προκειμένου αυτό να γίνει αποδεκτό από ελληνικές δημόσιες υπηρεσίες, η προξενική επικύρωσή του.

Ποιες επικυρώσεις εξακολουθούν να γίνονται από τα ΚΕΠ;

Τα προαναφερθέντα έγγραφα επικυρώνονται από τα ΚΕΠ ή από Αστυνομική Αρχή, όταν υποβάλλονται σε α) Τραπεζικό ίδρυμα β) Ιδιωτική Εταιρία και γ) Συμβολαιογράφο.

Η σφραγίδα της επικύρωσης και η υπογραφή του Υπαλλήλου πρέπει να τίθεται στο τέλος του εγγράφου, όπου υπάρχει η σφραγίδα της έκδοσης του πρωτοτύπου.Υπηρεσίες και Φορείς που διενεργούν επίσημες μεταφράσεις

1. Η Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών (άρθρο 22 του Ν. 3566/2007 -Α’ 117 και άρθρο 6 του Ν. 3712/2008 -Α’ 225)
2. Ορκωτοί μεταφραστές του Υπουργείου Εξωτερικών (μετά από την έκδοση της απόφασης του Υπουργού Εξωτερικών για την έναρξη εφαρμογής του νέου συστήματος μετάφρασης, κατά την παρ. 2 του άρθρου 47 του Ν. 3712/20083.
3. Δικηγόροι (Κώδικας Δικηγόρων, άρθρο 36 περ. γ’ του ν.4194/2013).
4. Έμμισθες προξενικές αρχές (άρθρο 52/παρ.1ε του ν.3566/2007). Οι προξενικές αρχές διακρίνονται σε έμμισθες, που διευθύνονται από υπαλλήλους του Διπλωματικού Κλάδου και σε άμισθες που διευθύνονται από επίτιμους υπαλλήλους(άρθρο 50/παρ.3 του ν.3566/2007
5. Πτυχιούχοι μεταφραστές του Ιονίου Πανεπιστημίου (Ν.Σ.Κ 495/2004: α.Οι μεταφράσεις των πτυχιούχων μεταφραστών του Ιονίου Πανεπιστημίου δεν είναι υποχρεωτικά αποδεκτές από τη Διοίκηση και δεν αποτελούν έγγραφα προερχόμενα από Διοικητική Αρχή και β. με την αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 εγκύκλιο του Υφυπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, σύμφωνα με την οποία εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης να δέχεται ή όχι τις εν λόγω μεταφράσεις. Tα κριτήρια που υιοθετούν οι Διοικητικές Αρχές, συνεπώς και οι Υπηρεσίες της Γ.Γ.Δ.Ε. για την άσκηση της διακριτικής τους ευχέρειας, προσδιορίζονται από τις ίδιες, καθόσον κάθε Διοικητική Αρχή έχει τις ιδιαιτερότητές της και τις δικές της προτεραιότητες, στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων της)

Στο παρόν άρθρο δεν εξαντλείται το σύνολο των πληροφοριών που οφείλει να γνωρίζει κάθε πολίτης, ωστόσο αυτές θα συμπληρωθούν σε προσεχές άρθρο, προκειμένου κάθε αιτών-υποψήφιος να υποβάλει με όσο το δυνατόν πιο σωστό τρόπο τα δικαιολογητικά έγγραφα σε κάθε αρμόδια Αρχή ή Φορέα.

Πηγές

• https://www.mfa.gr/kep-politon-kai-apodimon-ellinon.html
• https://www.lawspot.gr/nomikes-plirofories/voithitika-kemena/katargisi-ypohreosis-ypovolis-epikyromenon-antigrafon
• https://www.apdattikis.gov.gr/wp-content/uploads/2019/03/epikirosi_metafrasi.pdf

Αλίκη Δογάνου

Είναι Δικηγόρος. Φοίτησε στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης. Στη συνέχεια έγινε κάτοχος του μεταπτυχιακού τίτλου «Master In Business Administration» του Πανεπιστημίου Πειραιά, με ειδικότητα στον κλάδο του Marketing. Έχει συμμετάσχει σε πληθώρα συνεδρίων με νομικό κι επιχειρηματικό αντικείμενο. Στο ιστορικό της έχει συνεργασία με δικηγορικά γραφεία γενικής δικηγορίας καθώς και με εμπορικές εταιρίες, στις οποίες συμμετείχε τόσο στο νομικό όσο και σε άλλα τμήματα, όπως αυτό του Marketing και Human Resources. Στόχος της, η συνεχής επικαιροποίηση των γνώσεών της και η προσωπική εξέλιξη.