Του Γρηγόρη Τραφαλή,
Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί μια σημαντική ευθύνη για τη διοίκηση ενός παραγωγικού συστήματος. Ως απόθεμα ορίζουμε την ποσότητα οποιουδήποτε οικονομικού αγαθού, υλικού ή μη, που εισάγεται στο σύστημα και υπερβαίνει την ποσότητα του αγαθού αυτού που εξάγεται του συστήματος. Η δημιουργία αποθεμάτων μπορεί να είναι είτε σχεδιασμένη με σκοπό την εξομάλυνση των παρουσιαζόμενων διαφορών μεταξύ της προσφοράς και της ζήτησης του αγαθού είτε αποτέλεσμα διάφορων παραγόντων, όπως ένας ενδεχόμενος κακός προγραμματισμός ή έκτακτα φαινόμενα.
Οι λόγοι που επιβάλλουν σε όλες τις επιχειρήσεις τη διατήρηση των αποθεμάτων τους στην πράξη είναι οι εξής: α) Η ανάγκη διατήρησης της παραγωγής σε σχετικά σταθερά επίπεδα, σε σχέση με την αντιμετώπιση αυξημένης εποχικής ζήτησης σε μελλοντικές περιόδους, β) η ανεξαρτητοποίηση των διαφόρων σταδίων της παραγωγικής διαδικασίας, με στόχο τη μείωση του κινδύνου να βρεθεί κάποιο στάδιο της παραγωγικής διαδικασίας εκτός λειτουργίας, εξαιτίας της έλλειψης κάποιων απαραιτήτων υλικών ή μέσων και γ) το ενδεχόμενο έκπτωσης στην τιμή αγοράς υλικών για μεγάλες ποσότητες.
Σε ό,τι έχει να κάνει με το κόστος της διατήρησης των αποθεμάτων, που αποτελεί βασική πτυχή του προγραμματισμού για μια επιχείρηση, αυτό περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία κόστους, που δημιουργούνται από τη φυσική παρουσία του αποθέματος και διακρίνονται σε: α) κόστος αποθήκευσης (ενοικίαση χώρου, δημιουργία κατάλληλων συνθηκών κ.τ.λ.), β) κόστος παλαίωσης και απαξίωσης του αποθέματος, γ) κόστος απωλειών, δ) κόστος ασφάλισης, ε) κόστος διαχείρισης, και στ) κόστος δέσμευσης κεφαλαίου. Εξίσου σημαντική στον προγραμματισμό των αποθεμάτων είναι και η διαχείριση τους. Ειδικότερα, ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων γίνεται συγκεκριμένο όταν έχουμε προκαθορίσει την ποσότητα που θα παραγγέλνουμε κάθε φορά και το πότε ακριβώς θα δίνουμε αυτή την παραγγελία. Τα μεγέθη αυτά εξαρτώνται από τα στοιχεία κόστους, τη μορφή και τη διαχρονική συμπεριφορά της ζήτησης, καθώς και από τις πολιτικές παρακολούθησης του αποθέματος και της λήψης των αποφάσεων για την αναπλήρωσή του.
Όσον αφορά τα καθοριστικά συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, τόσο η ζήτηση όσο και ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας είναι καθοριστικά μεγέθη, δηλαδή είναι με βεβαιότητα γνωστά και σταθερά στο χρόνο. Η υπόθεση αυτή, παρά το γεγονός ότι αποτελεί σημαντική απλοποίηση της πραγματικότητας, έχει αποδειχτεί ιδιαίτερα χρήσιμη στην πράξη. Ακόμα, περαιτέρω πρότυπα–περιπτώσεις διαχείρισης αποθεμάτων αποτελούν και οι ακόλουθες διαδικασίες: α) προγραμματισμός αποθεμάτων που επιτρέπει ελλείψεις, β) η προσέγγιση της περιοδικής επιθεώρησης για τον χρονισμό των παραγγελιών με πιθανολογικό υπολογισμό της ζήτησης και του χρόνου εκτέλεσης, γ) το σύστημα ανά παραγγελίας δύο και τριών δοχείων και δ) το πρότυπο οικονομικού μεγέθους «παρτίδας».
Αξιοσημείωτο είναι το γεγονός, πως η γνωστή μικροοικονομική ανάλυση «κατά Pareto», χρησιμοποιείται ως ένας γενικός κανόνας στον έλεγχο των αποθεμάτων. Αποδεικνύεται, μάλιστα, πως σε πολλές περιπτώσεις υποδεικνύεται μέσω αυτής στις επιχειρήσεις ο τρόπος με τον οποίο το 20% μιας κατάστασης προκαλεί το 80% κάποιας άλλης. Η ανάλυση «κατά Pareto» εφαρμόζεται πολύ συχνά στη διαχείριση των αποθεμάτων υπό το πρίσμα αυτής ακριβώς της υπόθεσης. Για παράδειγμα, η υπόθεση διαμορφώνεται ως εξής: Το 20% των πωλήσεων παράγουν το 80% της αξίας των πωλήσεων, ή στις δραστηριότητες βελτίωσης: Το 20% των προβλημάτων προκαλούν το 80% της αναστάτωσης. Αφότου τεθούν αυτές οι υποθέσεις, συλλέγονται δεδομένα και εξακριβώνεται η πραγματικότητα.
ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΠΗΓΕΣ
- Logistics, μάνατζμεντ & στρατηγική: Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μέσω της αλυσίδας εφοδιασμού, Συγγραφείς: Harrison Alan, Van Hoek Remko, Επιστημονική επιμέλεια: Γιαννακόπουλος Διονύσης, Μοσχούρης Σωκράτης, Εκδοτικός οίκος: Rosili
- Logistics and supply chain management, Christopher Martin, Εκδόσεις Κριτική
