Του Γιώργου Δρακόπουλου,
Ο έλεγχος των δραστηριοτήτων, της καταγραφής των λογιστικών γεγονότων και των οικονομικών μεγεθών μιας επιχείρησης αποτελεί μια βασική παράμετρο για τη σωστή λειτουργία της, αλλά και για τον αντίκτυπο που έχει στην κοινωνία. Το κομμάτι της διασφάλισης της εύρυθμης λειτουργίας της επιχείρησης, σύμφωνα πάντα με το κανονιστικό πλαίσιο, αποτελεί μια κοστοβόρα και χρονοβόρα διαδικασία για τη διοίκηση. Συνεπώς, η αξιόπιστη ενημέρωση ανατίθεται στον Εσωτερικό Έλεγχο, ο οποίος είναι «μια ανεξάρτητη, αντικειμενική, διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη με σκοπό να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες των οργανισμών». Μια από τις διαδικασίες που πραγματοποιεί είναι ο έλεγχος των πιστώσεων. Στο παρόν άρθρο, θα δούμε μερικές περιπτώσεις σχετικά με την πιστωτική πολιτική της επιχείρησης.
Όταν γίνεται μια πώληση με πίστωση, τα αποθέματα μειώνονται κατά το ποσό που κόστισαν τα πωληθέντα προϊόντα. Οι απαιτήσεις αυξάνονται κατά το ποσό που πωλήθηκαν τα προϊόντα και η διαφορά είναι κέρδος, που προστίθεται στα παρακρατιθέντα κέρδη. Αν η πώληση είναι τοις μετρητοίς, τότε τα μετρητά από την πώληση πάνε στο ταμείο της επιχείρησης, αν, όμως, η πώληση είναι με πίστωση, η επιχείρηση δε θα εισπράξει την αξία από την πώληση έως ότου η απαίτηση ωριμάσει και εισπραχθεί.
Πολλές φορές οι επιχειρήσεις ενθαρρύνουν τις πωλήσεις προς αδύναμους οικονομικά πελάτες, ώστε να καταγράψουν υψηλά κέρδη. Αυτό μπορεί να ανεβάσει την τιμή της μετοχής στο χρηματιστήριο της εισηγμένης επιχείρησης, τουλάχιστον μέχρις ότου οι ζημίες από επισφαλείς πελάτες να ελαττώσουν τα κέρδη, που θα έχει ως αποτέλεσμα τη διολίσθηση της τιμής της μετοχής που πέφτει. Συνεπώς, όταν ορκωτοί ελεγκτές διαισθάνονται ύπαρξη διογκωμένων εγγεγραμμένων κερδών, προχωρούν σε καταγραφή της μέσης ηλικίας των πελατών (days sales outstanding-DSO ή average collection period-ACP) και της ανάλυσης των λογαριασμών απαιτήσεων κατά κλίμακα ηλικίας (aging schedule).
Η διοίκηση μιας επιχείρησης πρέπει συνεχώς να διενεργεί ελέγχους, συνήθως ανά τρίμηνο, πιθανόν και μηνιαία, χρησιμοποιώντας τα προηγούμενα εργαλεία, ώστε να βλέπει τάσεις, να εξακριβώνει αν η πιστωτική πολιτική της επιχείρησης εφαρμόζεται στην πράξη και να συγκρίνει τις επιδόσεις του τμήματος πίστης με αντίστοιχα άλλων επιχειρήσεων.
Επιμήκυνση τόσο της μέσης ηλικίας των πελατών όσο και η αύξηση του ποσοστού των καθυστερημένων να εισπραχτούν απαιτήσεων, απαιτεί άμεση παρέμβαση και σφίξιμο της πιστωτικής πολιτικής της εταιρείας, ώστε να επανέλθει στα αρχικά. Πιο συγκεκριμένα, διαιρώντας το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών μιας επιχείρησης με τις ημερήσιες πωλήσεις της, βρίσκουμε αριθμό ημερών (days sales outstanding). Αυτή η τιμή, υπολογιζόμενη συνήθως κάθε μήνα, μπορεί να συγκριθεί με την αντίστοιχη τιμή του προηγούμενου μήνα ή του ίδιου μήνα του προηγούμενου έτους και να αποτελεί στοιχείο παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας των εισπράξεων της επιχείρησης. Παράλληλα, ένα τέτοιο μέγεθος μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως στόχος από την πλευρά της επιχείρησης και, ως εκ τούτου, να αποτελέσει μέτρο της απόδοσης του management.
Σύμφωνα με το Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Γ.Λ.Σ.), οι απαιτήσεις περιλαμβάνουν ποσά που αφορούν διάφορες κατηγορίες λογαριασμών, με κύριους λογαριασμούς τους 30 και 33.90, οι οποίοι αφορούν πελάτες. Η ανάπτυξη του Γ.Λ.Σ. επιτρέπει να παρακολουθούνται σε ξεχωριστούς λογαριασμούς οι απαιτήσεις από πελάτες, ανάλογα με τα εξής χαρακτηριστικά:
- το δημόσιο ή μη χαρακτήρα του πελάτη. Οι μη ανήκοντες στο δημόσιο διαχωρίζονται περαιτέρω σε πελάτες εσωτερικού και σε πελάτες εξωτερικού.
- την εισπραξιμότητα, δηλαδή την επισφάλεια.
- την ύπαρξη ή μη σχετικής επιταγής.
Επίσης, σε ιδιαίτερους λογαριασμούς παρακολουθούνται κάποια ακόμα υπόλοιπα, τα οποία σχετίζονται με τους πελάτες, όπως οι προκαταβολές που έχουν δοθεί από πελάτες, οι εγγυήσεις που έχουν καταβληθεί από πελάτες προς την επιχείρηση, οι απαιτήσεις της εταιρείας από πελάτες που έχουν εκχωρηθεί σε τράπεζες για προεξόφληση ή έχουν δοθεί για εγγύηση.
Τα σημαντικότερα θέματα σχετικά με την παρακολούθηση των υπολοίπων των απαιτήσεων από πελάτες, επιπλέον των όσων ήδη αναφέραμε, είναι η συμφωνία των υπολοίπων που εμφανίζονται ως απαίτηση στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης με τα αντίστοιχα υπόλοιπα που εμφανίζονται (ως υποχρέωσης) στα βιβλία του πελάτη, η ύπαρξη ασυμφωνίας στα υπόλοιπα, που συνήθως αποδίδεται στη μη ταυτόχρονη καταχώρηση κάποιου παραστατικού από συμβαλλόμενους, η αποτίμηση όσων από αυτά τα υπόλοιπα αφορούν απαιτήσεις σε ξένο νόμισμα ή στο ισότιμο σε ευρώ – η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίζει τον συναλλαγματικό κίνδυνο, προβαίνοντας σε προπώληση του συναλλάγματος –, ο υπολογισμός των επισφαλειών επί των απαιτήσεων αυτών, με δεδομένα (α) την εμπειρία ότι σχεδόν πάντοτε υπάρχουν απαιτήσεις που, τελικά, δεν εισπράττονται και (β) την αρχή της συντηρητικότητας, η οποία πρέπει να εφαρμόζεται στη λογιστική. Ο συνηθέστερος τρόπος εκτίμησης των επισφαλειών είναι με βάση τη χρονική ανάλυση των υπολοίπων. Τα περισσότερα μηχανογραφικά συστήματα και προγράμματα λογιστικής παρακολούθησης έχουν, πλέον, τη δυνατότητα διαχωρισμού και παρακολούθησης των απαιτήσεων με βάση τη χρονική ανάλυσή τους.
Σημειώνεται ότι απαιτείται πρόβλεψη επισφαλειών και παρουσιάζεται ως αφαιρετικό στοιχείο του ενεργητικού στον ισολογισμό. Η διαγραφή απαιτήσεων από πελάτες είναι εφικτή και αναγνωρίζεται φορολογικά, μόνο όταν υπάρχει οριστική δικαστική απόφαση πτώχευσης ή αδυναμίας του πελάτη να εξοφλήσει την απαίτησή του. Τυχόν δημιουργία πρόβλεψης για επισφαλείς απαιτήσεις, αφού η πρόβλεψη δεν αναγνωρίζεται φορολογικά (όταν δεν υπάρχει οριστική δικαστική απόφαση πτώχευσης ή αδυναμία του πελάτη) θα ισοδυναμεί με ισόποση μείωση των ιδίων κεφαλαίων (στην περίπτωση που δεν επηρεάζονται τα μερίσματα πληρωτέα).
Στις λοιπές απαιτήσεις περιλαμβάνονται, αν δεν αναφέρονται ξεχωριστά, και τα γραμμάτια εισπρακτέα, τα οποία δεν παρακολουθούνται κατά πελάτη, αφού δεν υπάρχει σχετική ανάγκη, ούτε τίθεται θέμα εισπραξιμότητας. Σε κάποιες επιχειρήσεις οι λοιπές, πλην πελατών και γραμματίων, απαιτήσεις αποκτούν ιδιαίτερη βαρύτητα, όταν η επιχείρηση πωλεί κατά κύριο λόγο τοις μετρητοίς, οπότε δεν υπάρχουν σημαντικές απαιτήσεις από πελάτες είτε λόγω του μεγάλου αριθμού συναλλαγών σχετικών πράξεων που δημιουργούν τέτοιες απαιτήσεις.
ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΗ ΠΗΓΗ
- Ιωάννης Ν, Αποστολόπουλος, Ειδικά θέματα χρηματοδοτικής Διοικήσεως, Εκδόσεις Unibooks
