Του Γιώργου Δρακόπουλου,
Οι βασικές λειτουργίες του management αποτελούνται από τον προγραμματισμό, την οργάνωση, τη διεύθυνση και τον έλεγχο. Οι τέσσερις αυτές παράμετροι παίζουν καθοριστικό ρόλο στη σωστή λήψη αποφάσεων και τον αποτελεσματικό συντονισμό των μονάδων της επιχείρησης. Στο παρόν άρθρο, θα γίνει ανάλυση στον τέταρτο παράγοντα, ο οποίος ουσιαστικά πραγματοποιεί έναν απολογισμό για τη λειτουργία της επιχείρησης.
Ο έλεγχος ορίζεται ως η παρακολούθηση της απόδοσης ενός έργου, η σύγκρισή της με τους στόχους, που έχουν τεθεί από τους διευθυντές και η ανάληψη διορθωτικής δράσης, εφόσον χρειάζεται. Με αυτή τη διαδικασία μπορεί να διασφαλιστεί η εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης.
Γιατί χρειάζεται ο έλεγχος;
Η έλλειψη μηχανισμών ελέγχου είναι πιθανόν να οδηγήσει σε προβλήματα, τόσο για τους managers όσο και για τις επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, το 2012 αποκαλύφθηκε ότι ο Διευθύνων Σύμβουλος της Yahoo, Scott Thompson, πλαστογράφησε το βιογραφικό του σημείωμα, υποστηρίζοντας ότι είχε πτυχίο ηλεκτρονικών υπολογιστών. Αποτέλεσμα ήταν η απόλυσή του 11 μέρες αργότερα, επιφέροντας το χάος σε μια –ήδη– προβληματική επιχείρηση. Επιπλέον, την ίδια χρονιά ο διευθυντής της J.P. Morgan Chase, Ina Drew, αρρωσταίνει και λείπει συχνά από το γραφείο, ενώ οι συναλλαγές γίνονται όλο και πιο ριψοκίνδυνες, καταλήγοντας σε ζημία τουλάχιστον $3 δις και σε απαιτήσεις για μεγαλύτερο έλεγχο του τραπεζικού τομέα. Θα μπορούσε ένας αυξημένος έλεγχος να είχε συμβάλλει στην αποφυγή ή στον περιορισμό των συνεπειών αυτών των περιπτώσεων; Αδιαμφησβήτητα, ναι!
Υπάρχουν έξι λόγοι, για τους οποίους είναι απαραίτητος ο έλεγχος:
- Προσαρμογή στην αλλαγή και στην αβεβαιότητα
Οι αγορές αλλάζουν. Οι προτιμήσεις των καταναλωτών μεταβάλλονται. Εμφανίζονται νέοι ανταγωνιστές. Γεννιούνται νέες τεχνολογίες. Εφευρίσκονται νέα υλικά. Οι κρατικοί κανονισμοί τροποποιούνται. Όλες οι οργανώσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν αυτού του είδους τις περιβαλλοντικές μεταβολές και αβεβαιότητες. Τα συστήματα ελέγχου μπορούν να βοηθήσουν τους managers να προβλέπουν, να παρακολουθούν και να αντιδρούν σε αυτές τις αλλαγές.
Ζητήματα –όπως αυτό της κλιματικής αλλαγής– έχουν προκαλέσει ριζικές μεταβολές και τεράστια αβεβαιότητα σε πολλούς τομείς. Ο κλάδος της εστίασης –για παράδειγμα– πιέζεται να γίνει πιο «πράσινος», δεδομένου ότι τα εστιατόρια είναι οι μεγαλύτεροι καταναλωτές ενέργειας στον ιδιωτικό τομέα. Σχεδόν το 80% της ενέργειας, που καταναλώνει ο κλάδος τροφίμων σε εμπορικό επίπεδο, χάνεται εξαιτίας αναποτελεσματικών μορφών μαγειρικής, συντήρησης και αποθήκευσης. Εκτός αυτού, ένα κανονικό εστιατόριο δημιουργεί 50.000 κιλά απορριμμάτων το χρόνο. Έτσι, τα εστιατόρια πιέζονται να περιορίσουν τις εκπομπές άνθρακα, εισάγοντας πιο αυστηρούς ελέγχους στη χρήση ενέργειας.
2. Αποκάλυψη προβλημάτων και σφαλμάτων
Τα μικρά προβλήματα είναι δυνατό να διογκωθούν. Η υπέρβαση του κόστους, τα ελαττωματικά προϊόντα, η ανακύκλωση προσωπικού, τα λογιστικά λάθη και τα παράπονα καταναλωτών είναι ζητήματα μιας επιχείρησης, που μπορεί να ανεχθούν οι πελάτες βραχυπρόθεσμα. Όμως, μακροπρόθεσμα, μπορεί όλα αυτά να οδηγήσουν στην καταστροφή ενός οργανισμού.
3. Μείωση κόστους, αύξηση παραγωγικότητας και προστιθέμενης αξίας
Τα συστήματα ελέγχου μπορεί να συμβάλλουν σε περιορισμό του κόστους εργασίας, στη μείωση της σπατάλης, στην αύξηση της παραγωγής κ.λπ. Ακόμα, οι έλεγχοι είναι δυνατό να συμβάλλουν στην αύξηση της προστιθέμενης αξίας ενός προϊόντος, με αποτέλεσμα οι καταναλωτές να το επιλέγουν σε βάρος άλλων ανταγωνιστικών προϊόντων, λόγω του συγκριτικού πλεονεκτήματος που παρουσιάζει.
4. Αναγνώριση ευκαιριών
Οι έλεγχοι μπορούν να συμβάλλουν στην αναγνώριση δυσδιάκριτων ευκαιριών, όπως καινοτόμα προϊόντα, ανταγωνιστικές τιμές υλικών, μεταβαλλόμενες δημογραφικές τάσεις, νέες υπερπόντιες αγορές. Μια έκπτωση σε μια σειρά καταναλωτικών αγαθών μπορεί να προκαλέσει σημαντική αύξηση πωλήσεων αυτών των προϊόντων, υποδηλώνοντας στη διοίκηση του καταστήματος ότι μια μείωση τιμών σε υποκατάστατα θα οδηγούσε σε αύξηση των πωλήσεων.
5. Αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας
Όταν μια επιχείρηση διευρύνεται ή συγχωνεύεται με άλλη επιχείρηση, μπορεί να βρεθεί με γραμμές προϊόντων, πολιτικές προμήθειας υλικών, καταναλωτικές βάσεις, ακόμα και προσωπικό, που να προέρχονται από διαφορετικούς πολιτισμούς. Οι έλεγχοι βοηθούν τους managers να συντονίσουν αυτά τα διαφορετικά στοιχεία της κουλτούρας του κάθε ατόμου.
6. Αποκέντρωση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και διευκόλυνση της ομαδικής εργασίας
Οι έλεγχοι δίνουν στην ανώτερη διοίκηση τη δυνατότητα να αποκεντρώσει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων στις κατώτερες βαθμίδες της οργάνωσης και να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους, να συνεργαστούν στα πλαίσια ομάδων. Για παράδειγμα, στην General Motors, ο πρώην πρόεδρός της, Alfred Sloan, καθόρισε το επίπεδο απόδοσης των επενδύσεων, που επιθυμούσε να επιτύχουν οι επιμέρους διευθύνσεις. Γεγονός που του επέτρεψε να μετακυλήσει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων σε κατώτερα επίπεδα, διατηρώντας παράλληλα τον έλεγχο της γιγάντιας οργάνωσης της G.M. Αργότερα, η G.M. εφάρμοσε ελέγχους, ώστε να διευκολύνει την ομάδα να διαχειριστεί την κοινοπραξία με την Toyota στο εργοστάσιο της California.
ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΠΗΓΕΣ
- Διοίκηση επιχειρήσεων, Kinicki Williams, Μετάφραση-Επιμέλεια: Ελένη Δελιβάνη, Εκδόσεις Επίκεντρο
- Αποχωρεί ο Διευθύνων Σύμβουλος της Yahoo!, protothema.gr, διαθέσιμο εδώ
- «Συγγνώμη» από τον διευθυντή της JP MorganChase προς τους ζημιωμένους επενδυτές, kathimerini.gr, διαθέσιμο εδώ
