Του Γιώργου Δρακόπουλου,
«Προϋπολογισμός είναι ένα λεπτομερές πρόγραμμα, εκφρασμένο σε ποσοτικούς όρους και ιδίως σε χρηματικές μονάδες, που προσδιορίζει τον τρόπο απόκτησης και χρήσης των πόρων σε μια χρονική περίοδο». Κύριος, λοιπόν, στόχος του προϋπολογισμού είναι η ποσοτικοποίηση ενός σχεδίου δράσης. Συνήθως, η χρονική περίοδος που καλύπτει ο προϋπολογισμός είναι ένα έτος, χωρίς αυτό να σημαίνει πως δεν καταρτίζονται και προϋπολογισμοί που καλύπτουν τόσο μικρότερες όσο και μεγαλύτερες περιόδους (π.χ. προϋπολογισμοί για μήνα, τρίμηνο, διετία, πενταετία κ.λπ.).
Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού βοηθά μια επιχείρηση (και όχι μόνο) να καταλάβει πόσα χρήματα διαθέτει, το ύψος των δαπανών της και τις ανάγκες ρευστότητας που θα έχει στο μέλλον. Ένας προϋπολογισμός μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές επιχειρηματικές αποφάσεις, όπως η μείωση των ανεπιθύμητων εξόδων, η αύξηση του προσωπικού ή η αγορά νέου εξοπλισμού. Εάν καταλήξουμε με ανεπαρκή χρήματα, ο προϋπολογισμός μπορεί να μας καθοδηγήσει στην αλλαγή του επιχειρηματικού μας σχεδίου ή στην ιεράρχηση των δαπανών μας σε δραστηριότητες.
Με το σωστό σχέδιο προϋπολογισμού μπορεί μια επιχείρηση να διατηρηθεί χωρίς χρέη ή να μπορέσει να το διαχειριστεί και να το μειώσει, αμβλύνοντας τον κίνδυνο χρεοκοπίας ή χρηματοοικονομικής δυσπραγίας. Ένας ολοκληρωμένος προϋπολογισμός μπορεί ακόμη και να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη επιχειρηματικών δανείων από τράπεζες ή άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.
Τι ακριβώς είναι ένας προϋπολογισμός επιχείρησης;
Ένας προϋπολογισμός επιχείρησης είναι ένα σχέδιο δαπανών με βάση τα έσοδα και τα έξοδά της. Προσδιορίζει το διαθέσιμο κεφάλαιό της, εκτιμά τις δαπάνες της και βοηθά να προβλέπει τα έσοδά της.
Ένας προϋπολογισμός μπορεί να συμβάλλει στον σχεδιασμό των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και να λειτουργήσει ως κριτήριο για τον καθορισμό οικονομικών στόχων. Μπορεί να βοηθήσει στο να διαχειριστεί μία επιχείρηση τόσο τα βραχυπρόθεσμα εμπόδια όσο και τις μακροπρόθεσμες στρατηγικές της.
Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού συγκεντρώνει και ωθεί σε συμφωνία μεταξύ τους τα επιμέρους προγράμματα των στελεχών της οργάνωσης, τα οποία, τελικά, οδηγεί σε στενή συνεργασία.
Προϋπολογισμός και στόχοι
Οι προϋπολογισμοί και οι στόχοι της επιχείρησης σχετίζονται μεταξύ τους. Πρώτα απ’ όλα, το άτομο ή η ομάδα ατόμων που είναι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων πρέπει να έχουν ξεκάθαρους και ρεαλιστικούς στόχους, οι οποίοι θα πρέπει να είναι ενσωματωμένοι στον προϋπολογισμό. Εν συνεχεία, θα πρέπει να αναλυθούν περαιτέρω αυτοί οι στόχοι σε λεπτομερείς λειτουργικούς στόχους για τη λήψη αποφάσεων. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται η εύκολη μεταβίβαση των στόχων από την ανωτέρα διοίκηση στα άλλα όργανα διοίκησης και στο ευρύτερο προσωπικό. Η λειτουργία των προϋπολογισμών είναι εφικτή μόνο όταν η ανώτερη διοίκηση έχει ένα λογικό και, ταυτόχρονα, ξεκάθαρο σύνολο στόχων.
Προϋπολογισμός και έλεγχος
Ο έλεγχος περιλαμβάνει τη μέτρηση των αποτελεσμάτων από την εφαρμογή του προγράμματος, την αξιολόγηση, την εκτίμηση, καθώς και τη σύγκριση των αποτελεσμάτων με τους στόχους που καθορίζει το πρόγραμμα αυτό. Επίσης, διαπιστώνει τις αποκλίσεις και προσπαθεί να βρει τα αίτια που τις προξένησαν, ώστε να ληφθούν διορθωτικά μέτρα έγκαιρα.
Η χρονική απόσταση μεταξύ του προσδιορισμού των αποκλίσεων και ανατροφοδότησης πρέπει να είναι μικρή. Για να επιτευχθεί αυτό, πρέπει το σύστημα ελέγχου να βασίζεται σε διαδικασίες γρήγορης λήψης απόφασης για προσαρμογές και διορθώσεις προγραμμάτων και ο έλεγχος να πραγματοποιείται όχι μόνο στο τέλος των χρονικών περιόδων, αλλά και σε άλλες ενδιάμεσες χρονικές περιόδους.
Όταν εντοπίζεται μία απόκλιση, απαιτείται να μπούμε στη διαδικασία σκέψης και να διερωτηθούμε. Είναι αυτή η απόκλιση σημαντική;
Γενικά, μία απόκλιση είναι σημαντική όταν οδηγεί τη διοίκηση σε λήψη διορθωτικών μέτρων. Απαντήσεις θα πρέπει να δοθούν, φυσικά, και σε άλλα ερωτήματα, όπως: Πού οφείλονται αυτές οι αποκλίσεις; Οι παράγοντες που τις προκάλεσαν είναι τυχαίοι ή όχι; Οι αποκλίσεις αυτές μπορούσαν να προβλεφθούν και αν ναι, τι πήγε λάθος;
Διαφορετικοί τύποι προϋπολογισμών
Ο τελικός προϋπολογισμός είναι συνήθως ένας συνδυασμός εισροών από διάφορους άλλους προϋπολογισμούς που καταρτίζονται σε επίπεδο τμήματος. Ας δούμε τους διαφορετικούς τύπους προϋπολογισμού και πώς συμβάλλουν στη σύνταξη ενός επιχειρηματικού σχεδίου.
- Κύριος Προϋπολογισμός: Είναι μια συνάθροιση προϋπολογισμών χαμηλότερου επιπέδου, που δημιουργούνται από τις διάφορες λειτουργικές περιοχές σε έναν οργανισμό. Χρησιμοποιεί εισροές από τις οικονομικές καταστάσεις, την πρόβλεψη μετρητών και το οικονομικό σχέδιο. Οι ομάδες διαχείρισης χρησιμοποιούν κύριους προϋπολογισμούς για να σχεδιάσουν τις δραστηριότητες που χρειάζονται για να επιτύχουν τους επιχειρηματικούς τους στόχους. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, η ανώτερη διοίκηση είναι υπεύθυνη για τη δημιουργία αρκετών επαναλήψεων του κύριου προϋπολογισμού πριν από την οριστικοποίησή του. Μόλις αναθεωρηθεί για τελευταία φορά, τα κεφάλαια μπορούν να διατεθούν για συγκεκριμένες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
- Προϋπολογισμός δαπανών κεφαλαίου: Είναι ένα πρόγραμμα απόκτησης πάγιων στοιχείων, όπως οικοπέδων, κτιρίων και εξοπλισμού.
- Στατικός προϋπολογισμός: Ορισμένες επιχειρήσεις με προβλέψιμες πωλήσεις και έξοδα ενδέχεται να δημιουργήσουν έναν στατικό προϋπολογισμό. Ένας στατικός προϋπολογισμός δεν αλλάζει καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν στατικό προϋπολογισμό για να εντοπίσετε διαφορές και να αξιολογήσετε την απόδοση των πωλήσεων.
- Χρηματοοικονομικός προϋπολογισμός: Είναι ένα πρόγραμμα το οποίο παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση θα αποκτήσει χρηματοοικονομικούς πόρους, έκδοση μετοχών, λήψη τραπεζικού δανείου κ.λπ.
- Προϋπολογισμός εσόδων από πωλήσεις: Στηρίζεται σε προβλέψεις για το επίπεδο πωλήσεων
- Προϋπολογισμός λειτουργίας: Για την κατάρτισή του απαιτείται α) προϋπολογισμός παραγωγής (αριθμός τεμαχίων που θα κατασκευαστούν για κάθε προϊόν παραγωγής), από τον οποίο προκύπτουν οι προϋπολογισμοί για β) άμεσα υλικά, γ) άμεση εργασία και δ) γενικά βιομηχανικά έξοδα και τέλος από (β+γ+δ) προκύπτει ο προϋπολογισμός κόστους πωληθέντων προϊόντων.
- Προϋπολογισμός ταμείου: Ένας προϋπολογισμός ταμειακών ροών δίνει μια εκτίμηση των χρημάτων που εισέρχονται ή εξέρχονται από μια επιχείρηση για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Οι οργανισμοί δημιουργούν ταμειακούς προϋπολογισμούς, χρησιμοποιώντας συμπεράσματα από τις προβλέψεις πωλήσεων και την παραγωγή και εκτιμώντας τους πληρωτέους λογαριασμούς και τις απαιτήσεις. Οι πληροφορίες σε αυτόν τον προϋπολογισμό μπορούν να βοηθήσουν να αξιολογηθεί η ρευστότητα, η παραγωγικότητα και η μελλοντική κερδοφορία.
Ένας προϋπολογισμός είναι ένας οδικός χάρτης για μια επιχείρηση. Βοηθά να προβλεφθούν οι ταμειακές ροές, να εντοπιστούν οι λειτουργικοί τομείς που χρειάζονται βελτίωση και να εκτελεστούν ομαλά οι δραστηριότητές της. Οι επιτυχημένες επιχειρήσεις επενδύουν πολύ χρόνο και προσπάθεια στη δημιουργία ρεαλιστικών προϋπολογισμών, επειδή είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος παρακολούθησης του βαθμού στον οποίο η επιχείρηση έχει επιτύχει τους στόχους της. Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού μπορεί να γίνει λίγο συντριπτική για τις νέες επιχειρήσεις, καθώς δεν υπάρχουν προηγούμενα στοιχεία για να καθοδηγήσουν τις εκτιμήσεις του προϋπολογισμού τους. Αλλά με ορισμένες εκτιμήσεις που βασίζονται στην απόδοση των ανταγωνιστών και στην κατανόηση των στοιχείων ενός προϋπολογισμού, μπορεί να ολοκληρωθεί ο πρώτος προϋπολογισμός και να τεθεί ως μπούσουλας για τους μελλοντικούς προϋπολογισμούς.
ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΠΗΓΕΣ
- Διοικητική Λογιστική για προγραμματισμό και έλεγχο, Αυγουστινός Ι. Δημητράς, Απόστολος Α. Μπάλλας, Εκδόσεις Gutenberg
- Types of Budgets and Budgeting Models in Accounting, planergy.com, διαθέσιμο εδώ
- Budget: Definition, Classification and Types of Budgets, iedunote.com, διαθέσιμο εδώ
